为什么 PPT 里的视频，演讲时候突然放不出来？为什么 PPT 里的字体，演示的时候显示异常？手滑存错档，恢复到从前还有没有可能？想保存 PPT 里全部图片，只能一张一张存？

其实有很多 PPT 冷知识仅仅是因为你不知道，结果可以酿成大祸。今天这篇文章，请 PPT 制作者们务必一一牢记，你将受益良多。

适配

在生活中，我相信很多人都曾遇过这样的场景：自己电脑里制作完成的 PPT，放到别人的电脑里，出现了动画效果无法（正常）播放、字体无法呈现等情况。一场信心满满的演示，就在糟糕的效果中结束了。

这往往是因为放映的电脑里 Office 的版本实在是太低了，有时候自己电脑中的软件是最新的不一定是福音，尤其是在市面上大多电脑还在使用 Office2010 、2007 的时候，它反而会带来版本不适配的巨大问题。

1. 音频、视频

视音频是PPT制作中比较常见的元素，我们也习惯了使用 .mp3/.mp4 格式的视音频文件。在 Office2013 及以上版本的 PPT 中使用没有任何问题，但是在 Office2010 及更早的版本中，PPT 只支持.wmv 和.wav 格式的视音频。此时， .mp3 与 .mp4 格式的文件在不安装解码器的前提下便无法播放。

为了让音频、视频在更低的版本内正常播放，需要事先将音频、视频转成 .wmv/.wav 格式。

2. 字体

为了让演示效果更深入人心，我们可能会选择一些比较有设计感的特殊字体。而在另一台电脑上播放的时候，因为放映电脑往往没有安装过这款字体，通常就会以默认的宋体呈现，我们通常称为“掉字体”，那怎么办呢？

步骤：依次点击【文件】 → 【选项】 → 【保存】 ，再单击“嵌入字体”▼

这样，保存的时候，字体也会跟着保存，放映时也不会出现掉字体的情况。其中嵌入所有字符，相当于把整个字体包都安在 PPT 中给带了过去，会让 PPT 的体积变得非常大，大家可以视具体情况选用。

我们现在常用的思源字体，暂时不支持“嵌入字体”选项中的第一项，它只适用于“嵌入所有字符（适于其他人编辑）”。

3. 切换动画

PowerPoint 作为演示工具，让人振奋的就是它的切换&动画效果。这里以“切换效果”为例，高版本的切换效果当然不能在低版本播放了▼

Office2013 是切换动画的一个分水岭，在这个版本中更新了大量高级切换动画，诸如动态内容、部分华丽型动画，365才更新的平滑切换等。如果你放映电脑中的 Office 还是2010乃至更早的版本，建议只是用细微型切换动画，避免出现高级切换动画无法播放。

放映

PPT 的放映方式有两种：“普通放映模式”、“演示者视图”。

1. 普通放映模式

95%的人都知道这种放映模式，因为界面菜单栏上就有，谁也不瞎不是；剩下的5%是不知道PPT的人▼

PS：从第一页开始放映快捷键→ F5（笔记本电脑：Fn+F5），从当前页开始放映快捷键→Shift+F5

2. 演示者视图

用这种方式演讲的PPTer比较少，可能也有很多人不知道有这个功能。这一方式通常是以系统默认的形式出现▼

而呼出“演示者视图”的快捷键是：Alt+F5。这个功能对于上台演讲的人来说是非常省事的，你不仅可以看到备注栏的东西，还可以看到下一页的内容，避免转场尴尬。

可能有读者发现备注栏里的字挺小的，怎样快速更改字号呢？按住 Ctrl 的同时滑动鼠标滚轮即可；不过你还可以单击备注框左下角的放大/缩小字号按键。

还有一些必要的功能：可书写笔、演示时预览图、放大镜等，这些功能只有站在台上的人看得到。

比如，会议还有1个小时就结束了，可以偷偷瞄一眼还有多少内容没讲，加快演讲速度。

“放大镜”有局部放大的功能，特别适合有数据图的时候，展示细节；按住鼠标左键不放可以拖动。

3. 快速跳转页面

这个骚操作鲜为人知，虽然用到的机会很少，但也总有用武之地。怎么操作呢？

步骤：在放映状态下，先按数字（两位数亦可），再按回车键（Enter），即可跳转到该页。比如，我要跳转到第5页▼

如果不记得页码了，可以切换到演示者视图，按照我上面讲的方法快速查看页码。

保存

1秒轻松导出PPT用过的素材

这项“黑科技”我们在《观点｜用rar格式是职场大忌吗？是，请用zip！》曾经介绍过，步骤如下：

• 复制一份PPT，将复制后的文件后缀改为：.rar/.zip （即改成压缩包的格式）；

• 解压缩后，依次点击名为：ppt 、media 的文件夹。

2. 找回历史版本或忘记保存的文件

• 依次单击【文件】 → 【选项】 → 【保存】 ，找到“自动恢复文件位置”，复制一下文件地址；

• 依次单击【文件】 → 【打开】 → 【计算机】，在弹出的对话框中粘贴地址；

• 选择那个名字比较长的文件夹，双击打开，依次单击“修复”&“确定”即可。

文件默认存储地址

文件加密

如果你觉得你做的PPT属于公司机密，那你就必须知道这一点！步骤：依次点击【文件】 → 【信息】 → “保护演示文稿” → 用密码进行加密 → 输入密码 → 确认▼